Die vollständigen Kontaktdaten (Name, Vorname, Anschrift, Ort, Rufnummern, E-Mail Adresse, PA-Nummer, nationale Steuer-ID) sind für den Verkäufer als auch für den Makler notwendig, um diese Daten insbesondere zum Schutz der Rechte für den Eigentümer ordentlich in alle Vertragsunterlagen aufnehmen zu können. Zudem steht der Dienstleister im ständigen Kontakt und Informationsaustausch mit dem Eigentümer, was Rufnummern und E-Mailadresse unabdingbar macht.
Alle Daten werden selbstverständlich streng vertraulich nach der neuen DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) behandelt. Alle Daten werden ausschließlich für den mit dem Vertragspartner vereinbarten Verwendungszweck verarbeitet und nicht an sonstige Dritte weitergegeben.
Seit 2014 ist es dank des Gesetzgebers zusätzlich notwendig, die nationale Steuer-ID und die Daten des amtlichen Ausweisdokumentes dem Makler oder sonstigen Bevollmächtigten auszuhändigen. Erleichternder Weise reicht hierbei eine Kopie der Dokumente aus, die lediglich zu den Vertragsunterlagen beigefügt werden (Geldwäschegesetz (GwG). Das nationale Geldwäschegesetz wurde 2018 nochmals erweitert und setzt somit die Änderungen der Vierten EU-Geldwäsche-Richtlinie in der Geldwäsche- und Terrorismusbekämpfung in Deutschland um. Dies betrifft jedoch primär keine Immobiliengeschäfte.
Alle Immobiliendienstleister sind nach dem Gesetz (Geldwäschegesetz) verpflichtet, die Identität Ihrer Kunden festzuhalten und zu prüfen und unterliegen auch ordentlichen Aufzeichnungspflichten.
Einige Kunden wie Käufer oder Verkäufer werden sich wundern, aber der Makler oder Hausverwalter hat dann alles richtig und gesetzmäßig gemacht. Diese Verpflichtung u. A. für Immobilienmakler und Hausverwalter besteht bereits vor dem Abschluss eines Vertrages. Bereits an solchen kleinen Vorgängen merken Sie als Kunde sehr schnell, ob Sie durch den Makler/Hausverwalter gut und kompetent betreut sind. Denn durch hohe Kompetenz des Makler/Hausverwalters schützt er auch Sie vor Unannehmlichkeiten beim Immobilienverkauf / Kauf oder der Verwaltung. Was Eigentümer oft nicht wissen: Viele Gesetze in Bezug auf Immobilien gelten auch für Privatpersonen und nicht nur für gewerbliche Makler und Hausverwalter!
Dieser Vorgang nach dem Geldwäschegesetz (GwG) schützt sowohl den Makler und Verwalter, als aber auch den Käufer, Verkäufer und/oder Immobilienbesitzer vor hohen Ordnungsstrafen seitens der Aufsichtsbehörden.
In der Praxis bedeutet das, alle Daten aus den Ausweisdokument schriftlich festzuhalten. Vereinfacht kann auch eine Kopie des Dokuments gefertigt werden. Das Gesetz sieht dies ausdrücklich vor. Weiterhin besteht die Pflicht zu prüfen, ob der Kunde im eignen Auftrage handelt oder für Dritte.
Bei Unternehmen ist der Handelsregistereintrag zu prüfen und zu identifizieren. Hier ist Firmenbezeichnung, Rechtsnorm, Registernummer, Anschrift und Sitz zu vermerken. Auch hier ist eine Kopie des Handelsregisterauszuges ausreichend.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre.
Eine Überprüfung durch die Behörden kann jederzeit erfolgen und die Behörde kann Einsicht in die Aufzeichnungen verlangen.