E-Mail Knigge

Die erste E-Mail wurde in Deutschland 1971 versendet. Als Antwort erhielt der Karlsruher Informatikprofessor Werner Zorn aus dem US-amerikanischen Wissenschaftsnetz den Satz: „Willkommen bei CSNET“. Mit der ersten elektronische Post schlich sich auch ihr Geburtsmakel ein: Der Rechtschreibfehler.

Auch E-Mails sagen etwas über die Person aus, die sie abschickt. Galt es früher als Ausdruck der Souveränität des Chefs, wenn er bei seiner Kurz-Mail mal schnell Groß- und Kleinschreibung missachtete, so ist das einige Milliarden Mails später anders geworden. Auch elektronische Mails sind Briefe, gelegentlich sogar Dokumente, die ausgedruckt werden können. Da sollte man schon sorgfältig schreiben und im Zweifelsfall das Rechtschreibprogramm einschalten.

Schon bevor eine erste Zeile geschrieben wird, sollte man sich aber vor allem überlegen: Ist meine Mail sinnvoll? Denn eine E-Mail ist oft schnell geschrieben und abgeschickt. Beim Empfänger landet ein Dokument und der muss in der Fülle entscheiden: Ist das wichtig für mich? Neben der Stilfrage gibt es jedoch auch einige formale Regeln, die es gilt zu beachten.

Wer mit E-Mails arbeitet -und das ist heute fast unumgänglich- der sollte sich seiner Sache und deren Tragweite sehr bewusst sein!. Man sollte wissen, dass jede E-Mail-Nachricht eine Reaktion provoziert und diese den Aktionszwang wieder in die eigenen Hände zurückverlagert. Dies kann unter Umständen schnell zu übermäßig viel Arbeitsaufwand führen, der irgendwann nicht mehr bewältigt werden kann. D. h.: Versuchen Sie, Ihren E-Mail Verkehr möglichst effektiv zu gestalten und nur die wichtigsten und notwendigsten E-Mails zu versenden. Je weniger E-Mails Sie versenden, umso kleiner ist die E-Mail-Flut, die zurückkommt.

Betreff der versendeten E-Mail optimal und prägnant gestalten – aus unserer Sicht wohl das Wichtigste! Der erste Eindruck, den der Empfänger wahrnimmt!

  • Betreff kurz und aussagekräftig formulieren, sodass Thema und Zweck für den Empfänger mit einem Blick zu erkennen sind.
  • Betreff auch beim Antworten immer auf einem aktuellen Stand halten und ggf. ergänzen.
  • Eine Betreffzeile sollte die E-Mail durch Kürzel kategorisieren:
    • AW: = Antwortmail
    • WG: = Weitergeleitet
    • Info: oder fyi: = for your information (nur zur Information)
    • nre: = no response expected (keine Antwort erforderlich)
    • FB: = Feedback (bitte antworten)
    • Termin: = Terminanfrage / Terminbestätigung
    • KN: = Kurznachricht (am Anfang der Zeile)
    • oder EOM: = end of message (am Ende der Zeile)

Allgemeine Regeln des E-Mail Austausches

  • Verwenden Sie im persönlichen E-Mail Verkehr eine personalisierte E-Mail Adresse mit Ihrem Namen (hans.muster@web.de oder h.muster@web.de). Gehen Sie davon aus, dass Sexy1925@web.de bei Ihrem Korrespondenzpartner nicht gut ankommt.
  • Im geschäftlichen E-Mail Verkehr sollte man auf Free-Provider wie Freenet, Yahoo, Web usw. verzichten. Hier sind E-Mail Adressen wie z. B. kontakt@ oder office@ oder info@completa-immobilien.de als zentrale E-Mail zu empfehlen. Das ist professionell und seriös. Diese E-Mail Adressen lassen sich dann auch relativ einfach für Mitarbeiter personalisieren und in den gesamten E-Mail Verkehr Ihres Unternehmens einbinden, wie z. B. t.ziegan@completa-immobilien.de.
  • Beginnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer formellen, höflichen „Anrede“. Dies kann je nach Bezug zum Empfänger etwas lockerer oder etwas formeller sein.
  • Schreiben Sie nur über ein Thema pro E-Mail. Damit ist eine bessere Zuordnung beim Empfänger möglich und spart Zeit beim Wiederfinden der E-Mail.
  • Verzichten Sie keinesfalls auf Groß- und Kleinschreibung. Sie geraten schnell in den Verdacht, faul zu sein!
  • Verwenden Sie die normale Interpunktion der deutschen Rechtschreibung, wie Sie sie in einem normalen Brief auch einsetzen würden!
  • Schreiben Sie Ihre E-Mails immer klar, sachlich, unmissverständlich und freundlich. Sie wissen nicht, an wen Ihre E-Mail weitergeleitet wird. Sie sind schneller auf Facebook, als Sie es vielleicht selber möchten!
  • Auf Business-Niveau sind Formulierungen aus dem Privatbereich unprofessionell. Smileys und Zeichenbilder oder im üblichen Sprachgebrauch seltene und nicht gebräuchliche Kürzel sollte man im geschäftlichen Bereich vermeiden!
  • Verzichten Sie niemals auf eine unter Umständen knappe aber dennoch persönliche Grußformel!
  • Verwenden Sie im Geschäftsbereich immer eine Signatur (nicht verwechseln mit der Grußformel!). Achten Sie auf die Inhalte der Signatur (angelehnt und ähnlich wie ein Impressum!).
  • Bedenken Sie: Eine E-Mail ist wie eine Visitenkarte und somit wie ein Aushängeschild für Sie und/oder Ihr Unternehmen! Achten Sie deshalb auf eine gute Formatierung (DIN-Norm), Vollständigkeit (Anrede, Grußformel, Signatur-Impressum) und fehlerfreie Schreibweise. 

Anhänge optimal gestalten

  • Weisen Sie immer auf angehängte Dateien hin (manchmal werden Anhänge rausgefiltert. So weiß der Empfänger, dass mehr übermittelt worden ist und ggf. etwas fehlt).
  • Wenn es geht, hängen Sie kleine und wenig Dateien an eine E-Mail.
  • Vermeiden Sie, HTML Formate in die E-Mail direkt einzufügen. Verwenden Sie dazu Anhänge. Diese sind dann auch für Empfänger von NUR-TEXT-NACHRICHTEN zu lesen.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre angehängten Dateien nicht auf dem Kopf stehen, sodass der Empfänger erst alle Dateien bearbeiten muss. Das ist unprofessionell und unterstreicht eine gewisse Faulheit!

Antworten- und leiten Sie empfängerfreundlich weiter!

  • Leiten Sie lange E-Mails nicht vollständig weiter, wenn es nicht unbedingt erforderlich ist.
  • Leiten Sie nicht ohne einen kurzen Kommentar weiter.
  • Antworten Sie vollständig oder gar nicht.
  • Auf Fragen des Absenders ist es übersichtlicher, direkt im Text zu antworten.
  • Beim Antworten die Eingangs E-Mail im Text stehen lassen, so sind Zusammenhänge schneller nachvollziehbar. Ggf. können Sie diese durch markieren oder Einrücken kenntlich machen. Je nach E-Mail Programm unterschiedlich einzustellen.

 E-Mails, die man besser nicht versenden sollte

  • Kettenbriefe oder Spaß-Mails.
  • Ein-Link-E-Mails.
  • E-Mails mit eine zeitlichen Vorgabe einer Antwort (nur bei Höchster Priorität).
  • E-Mails mit persönlicher Kritik.
  • E-Mails für eine Entscheidungsfindung, bei denen mehrere Personen etwas zu sagen haben.
  • Verzichten Sie in aller Regel auf eine Empfangsbestätigung. Dies ist meistens sehr lästig! Fordern Sie diese nur bei exorbitant wichtigen Nachrichten an. Dies ist nur notwendig, wenn die E-Mail als Einschreibebrief verstanden werden soll.

Optimieren Sie Ihren Verteiler

  • Halten Sie Ihren Verteiler klein.
  • Überlegen Sie genau, wen Sie in CC (Kopie der versendeten E-Mail an einen weiteren Empfänger) setzen und noch mehr, wen Sie in BCC  (blind carbon copy) setzen! Wenn der in BCC gesetzte „allen antwortet“, wird dem Empfänger unter Umständen bewusst, dass ihm etwas vorenthalten worden ist.
  • Achten Sie genau darauf und schauen Sie genau hin bei der Funktion „Senden/Antworten an Alle“. Hier können Informationen und Dateien schnell an Personen gelangen, für die sie nicht bestimmt sind!!!

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe

  • Bearbeiten Sie Ihr E-Mail-Postfach maximal dreimal am Tag, dann aber vollständig und konsequent.
  • Öffnen Sie E-Mails nur, wenn Sie auch Zeit für die Bearbeitung haben.
  • Schalten Sie akustische und optische Signale beim E-Mail Empfang aus, dass zwingt Sie nicht zum Handeln, wenn evtl. Termine anstehen. Das setzt Sie nur unnötig unter Druck.
  • Verwenden Sie Ordner und Filter, die Ihnen das Ablegen und Wiederfinden von E-Mails erleichtern. Das spart Zeit!
  • Stellen Sie den E-Mail Abruf auf 180 Minuten (Vorschlag) ein. So setzen Sie sich nicht unter Druck, sofort und immer antworten zu müssen.
  • Rufen Sie Ihren Posteingang zu festen Zeiten ab.

Hausverwaltung E-Mail Knigge

Denken Sie daran!

Gesendet ist gesendet ! Ein Fehler in einer versendeten E-Mail ist nicht mehr zu korrigieren!